Business Continuity Management (nicht nur) in Zeiten von Corona

In der Corona-Krise wird vielen Unternehmen schmerzlich bewusst, auf welche Aspekte im Risikomanagement in der Vergangenheit zu wenig Wert gelegt wurde. Dabei gibt es viele Ideen, von denen man sich als Firma inspirieren lassen kann. Indem Sie auf die richtigen Prozesse achten, sind Sie auch für die Zukunft gewappnet.

Corona ist nicht vorbei, noch lange nicht – Krankenhäuser, Pflegedienste und viele weitere Bereiche der Daseinsvorsorge werden weiterhin mit außergewöhnlichen Belastungen zu kämpfen haben. Während mehr als 30 Prozent der Unternehmen in Deutschland mit Kurzarbeit auf die wirtschaftlichen Auswirkungen reagieren und Eltern ihre eigenen Lösungen für die Herausforderungen von Schul- und Kita-Schließungen suchen, stellt sich nicht nur für die Gesellschaft die Frage, wie man die Fortführung des Alltags(-geschäfts) sichern bzw. einen geordneten Regelbetrieb wieder herstellen kann.

Die Krise zeigt: Jeder macht, was er kann.

Für manche Industriezweige gehört das „Allzeit bereit“ Credo des Business Continuity Managements zum Kern ihrer Mission. Schnell fällt einem hier beispielsweise das Gesundheitswesen, die Informations- und Kommunikationstechnik oder die Energieversorgung ein, doch zunehmend werden uns auch andere Bereiche bewusst, die für das Zusammenleben in der Gesellschaft kritisch sind. Unser Blick ist inzwischen geschärft und wir haben die Bedeutung von Berufen für unsere Daseinsvorsorge erkannt, die bis vor kurzem noch übersehen wurden. In gleichem Maße wurde vielen Unternehmen bewusst, welchen Stellenwert die Vorbereitung auf Notfälle für ihren Betrieb hat.

Doch wie sich vorbereiten, wenn es sich nicht um einen absehbaren Fall wie die Krankheit des Chefkochs oder des Lieferfahrers, sondern um einen „schwarzen Schwan“ wie eine Pandemie oder ein schweres Erdbeben in Deutschland handelt? Wo die Beispiele und Handlungsanweisungen hernehmen?
Viele Unternehmen und Mitarbeiter haben flexibel auf die Herausforderung reagiert und mit viel Kreativität in kurzer Zeit Lösungen entwickelt. Die Nutzung privater Laptops, privater KFZ oder die Kinderbetreuung durch Verwandte wird aber nicht als Blaupause für zukünftige Szenarien dienen können, wenn man sich systematisch auf Notfälle vorbereiten will.

„Wichtig ist vor allem, mit Hilfe des gesteigerten Bewusstseins für Krisenmanagement sachlich an die Analyse der Risiken zu gehen.“

Thomas Fahrnholz

Es lohnt ein Blick auf die „klassischen“ kritischen Infrastrukturen, wie sie auch in Katastrophen-Thrillern immer wieder im Mittelpunkt stehen. Redundant ausgelegte Rechenzentren mit Spiegelung der Daten, Notfallübungen der Polizei-, des Rettungswesens und Katastrophenschutzes oder auch Notfallreserven an Öl, Gas oder Lebensmitteln sind nur einige der Beispiele, die sich in den genannten Bereichen finden lassen. Wichtig ist vor allem, mit Hilfe des gesteigerten Bewusstseins für Krisenmanagement sachlich an die Analyse der Risiken zu gehen und für die eigene Organisation passende Pläne zu erarbeiten. Denn in Stresssituationen ist es schwierig, neue Verhaltensweisen umzusetzen. Daher müssen Pläne ausformuliert, kommuniziert und vor allem geübt sein, um in der Krise ihre Wirkung zu entfalten.

Es lohnt sich: Auch mal über den Tellerrand schauen

Die gute Nachricht ist: Man muss kein Neuland betreten. Die ISO22301 stellt beispielsweise einen erprobten Rahmen für das Business Continuity Management zur Verfügung und auch das Bundesministerium des Inneren hat ein Basisschutzkonzept für kritische Infrastrukturen veröffentlicht, aus dem man sich einiges für den eigenen Betrieb abschauen kann – sogar dann, wenn das eigene Unternehmen nicht zu diesen Branchen gehört. Zu Organisationen mit kritischen Infrastrukturen gehören nach Definition der Bundesregierung – neben den bereits eingangs erwähnten Bereichen – auch Transport- und Verkehr, Wasserversorgung, Ernährung, Finanz- und Versicherungswesen, Staat und Verwaltung sowie – man höre – Medien und Kultur.

Selbst Risikosportarten wie Klettern, Fallschirmspringen oder Tauchen liefern Ansätze für Best Practices. Wer einmal einen Tauchkurs gemacht hat, weiß, dass man dort die theoretischen Grundlagen zur Identifizierung der Risiken erlernt, bevor man auch nur in den Pool gelassen wird. Eingeschliffene Routinen kennzeichnen die Freizeit von Gleitschirmfliegern und für den Kletterer ist Redundanz die Waffe der Wahl, um Risiken zu minimieren.

Die Grundsätze des Risikomanagements - Planung, Übung, Redundanz - wurden unter dem Vorzeichen von steigendem Kostendruck, internationaler Vernetzung von Lieferketten und Outsourcing in der Vergangenheit immer wieder in den Hintergrund gedrängt. Wer wollte schon zusätzliche Lagerflächen bereithalten, um einen Puffer von produktionswichtigen Komponenten sicherzustellen? Wann die Produktion unterbrechen, „nur“ für Notfallübungen? Wieso sollte man Business Impact Analysen für Katastrophenfälle durchführen, wenn man in dieser Zeit auch Neukundenakquise betreiben konnte? In Notfallsituationen wie gegenwärtig kommen die Versäumnisse in diesen Bereichen aber ungeschminkt zum Vorschein und beeinträchtigen nicht nur den Regelbetrieb, sondern vielleicht sogar die Existenz einer Organisation.

Denken Sie langfristig: Preparedness ist ein Prozess

Ein ordentliches Prozessmanagement hat Unternehmen schon immer zukunftssicher aufgestellt, da es die Grundlage für die Anpassung des Betriebs auf geänderte Situation bildet. Notfallprozesse mögen dabei nicht im Mittelpunkt gestanden haben, doch heute stehen sie zweifellos im Rampenlicht. Die einzelnen Komponenten einer entsprechenden Strategie sind bekannt. Risikomanagement ist kein abstraktes und unbeherrschbares Nischenthema mehr, sondern ist ausdifferenziert und bietet mit den Strategien der Risikovermeidung, -verminderung, -überwälzung und -akzeptanz Leitplanken bei der Vorbereitung auf Risikoszenarien. Für einzelne Industrien stehen Best-Practices für Notfallpläne, Notfallübungen, Kommunikationsstrategien oder auch Versicherungspakete zur Verfügung. Die regelmäßige Überprüfung der Erkenntnisse und Pläne läuft im Rahmen der firmeninternen kontinuierlichen Verbesserung.

Bei Ventum leben wir Preparedness nicht erst seitdem ein Virus das erste Mal unsere Kollegen in China aufrüttelte. Abgesicherte und skalierbare IT-Systeme, klare und breit gestreute Verantwortlichkeiten mit den notwendigen Vertreterregelungen, aber auch ein vernünftiges Mindset sind nur einige der vielen Bausteine, aus denen sich unsere Business Continuity zusammensetzt. Dies hat uns ermöglicht, rasch und angemessen auf die aktuelle Situation zu reagieren. Gleichzeitig lernen und wachsen auch wir an dieser Herausforderung, von der wir alle betroffen sind.

Welche Erkenntnisse haben Sie in den letzten Wochen gewonnen? Gab es überraschende Erfahrungen? Wir freuen uns auf den Austausch und interessante Diskussionen!

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